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Policies and Procedures

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TABLE OF CONTENTS

3000 SERIES
BUSINESS AND NON-INSTRUCTIONAL OPERATIONS

 

3100   Budgeting, Accounting, Investing, Reporting & Auditing                              

3110

LAWS/RULES/REGULATIONS/MANAGEMENT

3110

 

Laws/Rules and Regulations. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

A

 

Fiscal Management. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

B

3120

BUDGETING 

3120

 

Annual Budget Adoption . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

A

 

Fiscal Year. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

B

 

Budgeting Planning. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

C

 

Budget Implementation/Transfer Authority. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

D

3130

ACCOUNTING

3130

 

Accounting Policies/Procedures. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

A

 

Authorized Funds/Chart of Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

B

 

Interfund Loans. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

C

 

Depository of Funds. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

D

 

Authorized Signatures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

E

 

Payment Procedures. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

F

 

Check Signing Process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

G

 

Journal Entries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . .

H

 

Receipting. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

J

 

Banking . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

K

 

Inventory/Fixed Asset Accounting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

L

3140

INVESTING 

3140

 

Investing of College Monies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . .

A

3150

REPORTING

3150

 

Budget Availability. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

A

 

Daily and Monthly Financial Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . .

B

 

Quarterly Financial Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

C

3160

AUDITING

3160

 

Review of Departmental Financial Transactions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

A

 

Independent Audits. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

B

3200   Purchasing                                                                                                         

3210

PURCHASING

3210

 

Quotations and Bids. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

A

 

Purchasing Procedures. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

B

3300   Contracts and Agreements                                                                                           

3310

CONTRACTS AND AGREEMENTS 

3310

 

Contracts and Agreements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

A

3400   Insurance and Bonding                                                                                                     

3410

INSURANCE AND BONDING

3410

 

Blanket Insurance Coverage. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

A

 

Crime Insurance and Bonding - Officers and Employees. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

B

3500   Payroll Operations                                                                           

3510

PAYROLL OPERATIONS

3500

 

Payday Schedules. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

B

 

Salary Deductions/Reductions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

C

3600   Auxiliary Enterprises                                                                                                        

3610

AUXILIARY ENTERPRISES

3600

 

Approved Auxiliary Enterprise Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

A

 

Children’s Center. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

C

 

Food Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

D

3700   Physical Plant Operations                                                                                                

3710

PHYSICAL PLANT OPERATIONS

3700

 

Motor Pool Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

B

 

Parking on College Property. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

C

 

Easements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

D

 

Naming of Buildings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

E

 

Surplus Property Disposal. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

F

 

Security Operation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

G

 

Video Surveillance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . .

H

3800   Tuition and Fees                                                                                                                       

3810

TUITION AND FEES

3810

 

Tuition and Fees. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

A

 

Refunds. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . .

B

3900   Miscellaneous Other                                                                                                          

3910

MISCELLANEOUS OTHER 

3910

 

Travel and Expense Reimbursement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

A

 

Private, State and Federal Grants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

B

 

Tax Exempt Status. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

C

 

Gift Funds/Gifts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

D

 

Sales Calls/Demonstrations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

E

 

Deviations from Fiscal Procedures.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

F

 

Official Seal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

G

 

Records Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

H

 

Copyright. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

I

 

Recycling. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

J

 

Firearms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

K

 

Crime Awareness and Campus Security. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

L

 

Electronic Communication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

M

 

Intellectual Property. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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